خطوات سير العملية الشرائية من خلال دائرة الشراء/ الجامعة الهاشمية
(1) يقدم طلب شراء اللّوازم للمواد التي تمّ إقرارها في موازنة الجامعة، من الجهة الطالبة إلى دائرة الشراء قبل مدة كافية للقيام بعملية الشراء حسب الأصول، بعد التأكد من عدم وجود كميات كافية من اللّوازم مشابهة للمواد المطلوبة في مستودعات الجامعة، وحجز المخصصات المالية اللازمة لذلك؛ إذ يقوم ديوان دائرة الشراء باستقبال طلب الشراء معززًا بما يلي :
* الموافقات الأصولية التي تتطلبها عملية الشراء.
* نموذج حجز المخصصات المالية مستكملًا الموافقات الأصولية.
* المواصفات الفنية، والشروط الخاصة؛ إذ تكون مدققة، واضحة، عامة، وغير موجهة.
* إقرار من الجهة الطالبة بأنّ المكان جاهز للتركيب والتشغيل، وبأنّ المواصفات المطلوبة كافيه للتشغيل، وذلك للأجهزة المطلوبة.
(2) يتمّ تحويل ملف طلب الشراء إلى شعبة التدقيق والمتابعة والعقود، وشعبة الإحالات؛ لدراستة وتدقيقه، والتأكد من إمكانية السير بإجراءات الشراء حسب الأصول، ومعالجة أيّة ثغرات قد تكون موجودة، والتنسيب، وتحويل الملف إلى المدير الذي بدورة يقوم بتحويل المعاملة إلى لجنة الشراء المختصة .
(3) تقوم لجنة الشراء المختصة بمناقشة ملف طلب الشراء، واتخاذ قرار بالإعلان عنه.
(4) يتمّ إعداد صيغة الإعلان عن العطاء محددًا فيه: ( مدة الإعلان ، وموعد تقديم العروض، وآخر موعد لبيع نسخة دعوة العطاء، وموعد تسليم وفتح العروض، وثمن نسخة دعوة العطاء ).
(5) يعلن نائب رئيس الجامعة ( الأمين العام ) عن طرح العطاء، بما لا يقل عن صحيفتين محليتين، وبوسائل الإعلان التي يراها مناسبة .
(6)  يتمّ من خلال شعبة الكفالات ما يلي :
* يقوم المناقص بالاطلاع على المواصفة من خلال الموقع الإلكتروني للعطاءات، أو من خلال مراجعة شعبة الكفالات بدائرة الشراء .
* يتمّ بيع المناقص نسخة دعوة العطاء مختومه بالختم الرسمي لدائرة الشراء، بعد قيامه بدفع ثمن نسخة دعوة العطاء المقرر (غير مسترد) مقابل وصل مقبوضات حسب الأصول، وتقديمه نسخة عن رخصة مهن سارية المفعول تخوله صناعة أو بيع أو توريد اللّوازم المطلوبة أو الإتجار بها، والسجل التجاري الذي يبين كافة الشروط التي تطلبها وزارة الصناعة والتجارة للتسجيل في السجل التجاري، وشهادة التسجيل في دائرة ضريبة الدخل والمبيعات، ويتمّ تسجيل اسمه، ورقم الهاتف، ورقم الفاكس، ورقم الموبايل على كشف بيع دعوات العطاء، ومن ثم يتسلم كافة وثائق دعوة العطاء ومرفقاتها .
* يقوم المناقص بايداع العرض في صندوق العطاءات العائد للجنة الشراء المعنية، ويتمّ تثبيت ذلك من خلال كشف يتضمن اسماء المناقصين الذين تقدّموا بعروض ( كشف استلام المظاريف).
* يتمّ فتح مظاريف العروض الواردة للعطاء من قبل لجنة الشراء المعنية، وتقوم اللّجنة بالتوقيع على كشف فتح المظاريف وعلى العروض المقدمة، ويتمّ ختمها بختم اللّجنة .
(7) تقوم اللّجنة بتشكيل لجنة فنية لدراسة العروض المقدمة للعطاء.
(8) يتمّ من خلال شعبة الإحالات ما يلي :
* متابعة عمل اللّجان الفنية والتنسيق معهم.
* التنسيق مع مراقب ديوان المحاسبة لحضور جلسات لجان الدراسة الفنية.
* الاطلاع على الدراسات الفنية؛ ليتمّ عرضها على لجنة الشراء المعنية إذا كانت مستوفية للشروط.
(9) عرض تقرير لجنة الدراسة الفنية للعطاء على لجنة الشراء المعنية لإقراره، واتخاذ قرار بالإحالة .
(10) يتمّ تحويل قرار اللّجنة بالإحالة ( بعد أن يقوم الديوان بإعطائه رقم صادر) إلى شعبة الإحالات .
(11)  تقوم شعبة الإحالات بإعداد قرار الإحالة وطباعته ( المبدئية، والنهائية)، ويتمّ انشنته .
(12) يتمّ تدقيق قرار الإحالة من قبل شعبة التدقيق والمتابعة، إذ يتمّ انشنته.
(13) يتمّ توقيع قرار الإحالة من قبل لجنة الشراء المعنية.
(14) تقوم شعبة الإحالات بإعداد كتاب التغطية الخاص بإرسال قرار الإحالة للمصادقة من الجهة صاحبة الصلاحية، ويقوم الديوان بإعطائه رقم صادر.
(15)  بعد ورود المصادقة لديوان دائرة الشراء، يتمّ توريد المعاملة، وتحويلها لشعبة الإحالات، التي بدورها تقوم بإعداد كتب تبليغ المتعهدين الذين تمّت الإحالة عليهم .
(16) يقوم الديوان بإبلاغ المتعهدين المحال عليهم العطاء، ويتمّ تحويل كتب التبليغ لشعبة الكفالات للمتابعة مع المتعهدين.
(17) تقوم شعبة الكفالات بتوقيع المتعهد المحال عليه العطاء، بالتبلّغ على قرار الإحالة مقابل إبرازه كتاب تفويض بالتوقيع، وختمه على التبلّغ، ويستلم منه: وصل مالي بقيمة رسوم الإحالة والطوابع، وكفالة حسن التنفيذ مقابل تسليمه كفالة الدخول بالعطاء.
(18) يتمّ تسليم المتعهد المحال عليه العطاء نسخة من قرار الإحالة.
(19) تقوم شعبة الكفالات بإرجاع كفالات الدخول للمناقصين الذين لم تتمّ الإحالة عليهم.
(20) تقوم شعبة الكفالات بتجهيز نسخ عن ملف قرارالإحالة، والتي يتمّ إرسالها من خلال الديوان للجهات المعنية داخل الجامعة.

خطوات سير العملية الشرائية من خلال شعبة المشتريات (دائرة الشراء)/ الجامعة الهاشمية

(1) يقدم طلب شراء اللوازم للمواد التي لا تزيد قيمتها التقديرية عن مبلغ (5000) دينار اردني , و التي تم إقرارها في موازنة الجامعة من الجهة الطالبة الى دائرة الشراء قبل مدة كافية للقيام بعملية الشراء حسب الأصول, بعد التأكد من عدم وجود كميات كافية من اللوازم مشابهة للمواد المطلوبة في مستودعات الجامعة ؛ حيث يقوم ديوان دائرة الشراء بإستقبال طلب اللوازم و تحويله الى شعبة المشتريات معززا بما يلي: 

    * الموافقات الاصولية التي تتطلبها عملية الشراء.

    * المواصفات الفنية و الشروط الخاصة ؛ بحيث تكون مدققة , واضحة ,عامة , و غير موجهة.

    * إقرار من الجهة الطالبة بأن المكان جاهز للتركيب و التشغيل , و بأن المواصفات المطلوبة كافيه للتشغيل (في حال أن اللوازم المطلوبة هي أجهزة).

(2) يتم تجهيز نموذج طلب شراء (حجز مخصصات مالية) بالقيمة التقديرية للعملية الشرائية المعنية, و يرسل الى وحدة الشؤون المالية في الجامعة لغايات حجز المبلغ, و من ثم يسلك الحجز أحد الطريقين التاليين بعد إنتهاء الإجراء المالي:

      * يتم إعادة طلب الشراء الى دائرة الشراء ؛ و ذلك في حال كانت قيمة الحجز لا تتجاوز مبلغ (200) دينار.

      * أما إذا كانت قيمة طلب الشراء تتجاوز مبلغ (200) دينار؛ فتقوم وحدة الشؤون المالية بإرساله الى رئاسة الجامعة للمصادقة عليه , و من ثم يتم إعادته الى دائرة الشراء.

(3) بعد ورد طلب الشراء مستكملا الإجراءات اللازمة (في حال أن المخصصات المالية متوفره) فيتم الإجراء التالي:

    * في حال أن قيمة اللوازم التقديرية لا تتجاوز مبلغ (200) دينارا؛ فيتم الشراء شراءا مباشرا.

    * في حال أن قيمة اللوازم التقديرية تزيد عن (200) دينارا و لا تتجاوز مبلغ (5000) دينارا؛ فيتم الإعلان عنها على ايقونة (مناقصة قرار شراء أقل من 5000 دينار) الموجودة على الموقع الإلكتروني لدائرة الشراء/الجامعة الهاشمية, متضما الشروط الخاصة و الشروط العامة للعملية الشرائية المعنية.

(4) بعد إنتهاء المدة المقررة لتقديم العروض, يتم إستقبال العروض من المناقصين الراغبين بالمشاركة في المناقصة, و يتم دراسة تلك العروض من قبل لجنة مكونة من مندوب عن الجهة الطالبة و مندوب عن شعبة المشتريات و مندوب عن الجهة الفنية المختصة      (في حال كانت هنالك حاجة للمندوب الفني) .

(5) تقوم لجنة الدراسة الفنية بدراسة العروض الواردة و مطابقتها مع المواصفات المطلوبة      و الشروط الخاصة و الشروط العامة و التأكد من إرفاق المناقصين لجميع الوثائق المطلوبة, و من ثم تقوم اللجنة بالتنسيب بالإحالة من خلال عمل قرار شراء بذلك.

(6)  يتضمن قرار الشراء: ذكر أسماء المناقصين المشاركين بالعملية الشرائية, إسم المتعهد المحال عليه مع ذكر سبب الإحالة, جدولا باللوازم المحالة مبينا فيه موضوع اللوازم و عددها و قيمتها الإفرادية و الإجمالية شاملة الضريبة العامة على المبيعات و الرسوم الجمركية    و أية رسوم أخرى, مدة التسليم, الشروط الخاصة, و الشروط العامة.

(7) تقوم شعبة التدقيق في دائرة الشراء بتدقيق ملف قرار الشراء المعني .

(8) يتم إعداد كتاب التغطية الخاص بإرسال قرار الشراء للمصادقة عليه من قبل الأستاذ الدكتور نائب رئيس الجامعة (الأمين العام) و ذلك وفقا للصلاحيات المنصوص عليها في نظام المشتريات الحكومية رقم (8) لسنة 2022.

(9) بعد ورود المصادقة لديوان دائرة الشراء يتم توريد المعاملة و تحويلها لشعبة المشتريات التي بدورها تقوم بتبليغ المتعهدين الذين تمت الإحالة عليهم .

(10) تقوم شعبة المشتريات بتوقيع المتعهد المحال عليه قرار الشراء بالتبلغ على القرار مقابل إبرازه كتاب تفويض بالتوقيع و ختمه على التبلغ.

(11) يتم تسليم المتعهد المحال عليه قرار الشراء نسخة من القرار.

(12) تقوم شعبة المشتريات بتجهيز ملف قرار الشراء و الذي يتم إرساله من خلال ديوان دائرة الشراء للجهات المعنية داخل الجامعة.

(13) بالإضافة لما سبق؛ تقوم شعبة المشتريات بتجهيز و تنظيم أوامر توريد بتوقيع صاحب الصلاحية يتم فيها مخاطبة المتعهدين المحال عليهم عطاءات تحمل صفة اللوازم المشتركة (يتم إحالة تلك العطاءات من قبل دائرة المشتريات الحكومية/وزارة المالية) لغايات توريد حاجة الجامعة من تلك العطاءات و حسب الأصول.