المهام والواجبات الخاصة بديوان المكتب

 

 

  • فتح وتصنيف الملفات الخاصة بالعمل وترميزها وفق القواعد المستخدمة في الجامعة.
  • عرض البريد اليومي على المدير لإتخاذ الإجراءات المناسبة، بعد فرزه وتوزيعه حسب الإختصاص.
  • الإشراف على أعمال الديوان بشكل عام، وتوزيع العمل على موظفي الديوان ومتابعة إنجازه.
  • متابعة وتنفيذ إستلام وتسليم البريد مع مختلف الجهات في الجامعة ومعالجة البريد بنوعيه الوارد والصادر.
  • إعداد المراسلات والردود الرسمية ومتابعتها.
  • العمل على تطبيق الأنظمة والتعليمات النافذة.
  • الإشراف والتدقيق على سجل الدوام وعرضه عى المدير يومياً.
  • ترصيد وتدقيق المغادرات والإجازات الخاصة بموظفي المكتب يومياً.
  • إستقبال المراجعين والرد على إستفساراتهم.
  • طلب حاجة المكتب من القرطاسية ومراقبة صرفها والتأكد من استخدامها بشكل أمثل.
  • متابعة أعمال الصيانة والنظافة المختلفة في المكتب.
  • متابعة الحصول على الردود الرسمية من الجهات ذات العلاقة
  • إعداد الكتب والمعاملات الرسمية وتدقيقها قبل اعتمادها للتوقيع.
  • إنشاء الملفات الوظيفية والشخصية لجميع العاملين في المكتب، والإحتفاظ بجميع الوثائق والمعاملات الشخصية فيها.
  • القيام بأعمال الحفظ للمعاملات والإشراف عليها ضمن نظام الأرشفة الخاص بالديوان.
  • أية مهام اخرى تطلب في حينه.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

المهام والواجبات الخاصة بسكرتاريا مكتب العطاءات المركزية

 

 

 

 

  • تنسيق وتنظيم عمل مدير مكتب العطاءات المركزية، وإستقبال المكالمات الهاتفية وتأمين إتصالاته وتدوين الملاحظات وعرضها عليه.
  • القيام بجميع أعمال الطباعة المطلوبة بما فيها جدول أعمال لجنة العطاءات المركزية ودعوة اجتماع اللجنة ومحضر الجلسة.
  • حفظ ما يلي في ملفات أعضاء اللجنة:
    • وثائق المواضيع المدرجة على جدول الأعمال.
    • جدول الأعمال.
    • محضر الجلسة.
  • توقيع محضر الجلسة من أعضاء لجنة العطاءات المركزية.
  • حفظ المحضر بعد توقيعه في ملف المحاضر السنوية.
  • تنفيذ طباعة القرارات التي ترد في المحضر.
  • دعوة أعضاء اللجنة للاجتماع.
  • تنظيم مكتب المدير والمحافظة على موجوداته، والإشراف التام على قاعة الاجتماعات وتحضيرها عند الاجتماع.
  • أي مهام أخرى تطلب في حينه.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

 

 

المهام والواجبات الخاصة بمساعد المدير

 

 

 

  • ما يكلف به من قبل المدير.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

المهام والواجبات الخاصة بشعبة الإحالات

 

  • التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وعلى صيغة الإعلان، وذلك بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة.
  • تنفيذ وضع المواصفات للعطاءات المختلفة وملحقاتها على موقع الجامعة الإلكتروني بالتنسيق مع مركز تكنولوجيا المعلومات.
  • متابعة الإعلانات الخاصة بالعطاءات المركزية.
  • متابعة اللجان الفنية والتنسيق معهم لإعداد تقارير الدراسات الفنية، والتنسيق مع مراقب ديوان المحاسبة لهذا الغرض.
  • الإطلاع على الدراسات الفنية قبل عرضها على لجنة العطاءات المركزية للتأكد من مراعاتها للشروط المطلوبة والتنسيب بعرضها اذا كانت مستوفية للشروط.
  • إعداد قرارات الإحالة للعطاءات المختلفة، وفقاً لتقارير اللجان الفنية، وعرض المتعهدين.
  • اعداد كتب التبليغ للشركات التي عليها إحالات.
  • إعداد الملفات وكتب التغطية ومرفقاتها للعطاءات التي تتطلب مصادقة مجلس الأمناء ومجلس العمداء أو الرئيس بحسب الجهة المرجعية للمصادقة بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة.
  • الإشراف على إستلام وتسليم العينات المختلفة للعطاءات المركزية المختلفة وضبط تسلمها.
  • الاحتفاظ بسجل خاص بالعطاءات يتضمن رقم العطاء ورقم قرار الإحالة واسم العطاء وقيمته والجهة الطالبة.
  • متابعة العطاءات الممولة من قروض البنك الدولي والأجندة الوطنية ومشاريع التحول الاقتصادي.
  • تدقيق بيانات البريد الإلكتروني الخاص بمكتب العطاءات المركزية حسب الأصول وتحديثها أول بأول.
  • أية مهام اخرى تطلب في حينه.
     
     
     
     
     
     
     
     

 

المهام والواجبات الخاصة بشعبة التدقيق والمتابعة

 

 

  • التدقيق على العطاءات السابقة التي لم تغلق ملفاتها ومتابعتها.
  • التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وصيغة الإعلان، بالتنسيق مع شعبة الإحالات.
  • التدقيق على محاضر الجلسات وتنفيذها.
  • التدقيق على الاتفاقيات والعقود التي تتم من خلال مكتب العطاءات ومتابعتها وتبليغ مدير مكتب العطاءات المركزية بمواعيد انتهائها ضمن المدة المحددة وخطياً.
  • الإطلاع على كفالات الدخول وتدقيقها.
  • التدقيق على الاعلانات المتعلقة بالعطاءات.
  • التدقيق على رخص المهن وشهادات تسجيل الشركات التي تشتري دعوات العطاءات
  • التدقيق على نماذج فتح العروض.
  • التدقيق على قرارات الإحالة.
  • متابعة شعبة الكفالات بخصوص تبليغ الشركات بالإحالة وتوقيعها على قرار الإحالة والاتفاقيات المتعلقة بالعطاءات المحالة.
  • متابعة شعبة الإحالات بخصوص القرارات التي تحتاج للمصادقة إما من أ.د رئيس الجامعة، مجلس العمداء أو مجلس الأمناء.
  • إعداد التقارير التي تطلب من المكتب.
  • أية مهام أخرى تطلب في حينه.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

 

المهام والواجبات الخاصة بشعبة الكفالات

 

 

  • اتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة ببيع نسخ دعوة العطاءات وملحقاتها من شروط ومواصفات خاصة.
  • التأكد من استكمال كافة الشروط الخاصة ببيع النسخ واستيفاء الرسوم المترتبة عليها.
  • إعداد سجل خاص بأسماء المتعهدين وكافة المعلومات الخاصة بكل عطاء والتأكد من إيصالات المقبوضات (القيمة + رقم العطاء).
  • التأكد من تسليم المتعهد وثائق العطاء (الشروط العامة + المواصفات الفنية + الشروط الخاصة).
  • إعداد كشف باستلام مظاريف عروض دعوة العطاء ومطابقته مع العروض المقدمة في الصندوق.
  • التأكد من إيداع المتعهدين لعروضهم في الصندوق المخصص لذلك.
  • إعداد كشف فتح مظاريف العروض لكل عطاء وعدم خلط العروض للعطاءات المختلفة.
  • فتح المظاريف خلال اجتماع لجنة العطاءات المركزية وتوقيع العروض من أعضاء اللجنة وختمها بخاتم العطاءات.
  • تسليم المتعهد نسخة من كتاب التبليغ وقرار الإحالة مقابل التوقيع على الاستلام.
  • التأكد من استلام كفالة حسن التنفيذ من قبل المتعهد وتسليمه كفالة الدخول مقابل التوقيع على الاستلام.
  • استقبال المتعهدين المبلغين بالإحالة مقابل التوقيع والتأكد من كافة الإجراءات المتعلقة بذلك.
  • إعداد كافة الإجراءات المتعلقة بإرسال القرارات الموقعة وكتب التبليغ والكفالات بموجب النماذج المعدة لذلك.
  • متابعة الشركات التي لم تتبلغ وذلك خلال خمسة عشر يوماً وإبلاغ المدير عنها خطياً بعد مضي الفترة القانونية.
  • تسجيل الضمانات المالية (كفالات، شيكات) في الكشف المخصص لذلك لإدراجها في السجل الخاص بالضمانات المالية.
  • حفظ عروض العطاءات المختلفة الأصلية في الأماكن المخصصة لذلك (Box-File).
  • أية مهام أخرى تطلب في حينه.