الحقيبة الالكترونية

تعتبر دائرة اللوازم من الدوائر المهمة في الجامعة من خلال توفيرها لجميع التسهيلات اللازمة للعمل الاكاديمي والإداري وهي تقع ضمن الهيكل التنظيمي للجامعة حيث تتبع لنائب الرئيس للشؤون الادارية وتشتمل على الاقسام التالية :-

الديوان :- حيث يقوم بتنظيم كل ما يرد للدائرة من وثائق وكتب رسمية وكل ما يصدر منها آليا وورقيا .
-شعبة المشتريات : تزويد الجهات المختلفة من الكليات والدوائرة الادارية بما تحتاجه من لوازم لا تتوافر في المستودعات المركزية  لتسيير عملها في الوقت والمكان المناسبين وحسب الانظمة والقوانين المعمول بها بالجامعة .
- شعبة المستودعات : تقوم بتخزين اللوازم التي تم توريدها للجامعة  في المستودعات بطريقة علمية ومصنفة وصرفها على الكليات والدوائر المختلفة في الجامعة وفق الاجراءات الادارية السليمة .
- شعبة الرقابة على المخزون :- مراقبة  حركة المخزون من خلال الجرد الدوري ومتابعة العهدة لدى الكليات والدوائرة من خلال نظام العهدة
- شعبة المتابعة والتسلم :- تقوم بإستلام العطاءات والمشتريات الموردة للجامعة وفق الاسس والقوانين والانظمة النافذة بالجامعة .
- شعبة التدقيق والعقود :- تقوم بتدقيق الامور المالية للفواتير والقرارات وتنظيم الاتفاقيات الخاصة بالعقود وإتفاقيات الصيانة المبرمة مع الجامعة .


المستندات المستخدمة في دائرة اللوازم :-
- طلب اللوازم / للمواد المطلوبة من قبل جهات الجامعة المختلفة
- مستند ادخال / للمواد الموردة للجامعة
- مستند اخراج / للمواد المصروفة من المستودعات
- مستند تحويل / للعهدة الشخصية للموظفين
- مستند ارجاع / للعهدة الشخصية للموظفين
- براءة الذمة  / ما يترتب على الموظف بعد تصفية العهدة

- طلب اللوازم – يقوم الموظف بعمل طلب آلي بحاجته من المواد موضحا فيه المواصفات الدقيقة للمواد المطلوبة بعد اخذ الموافقة الرسمية عليه من خلال ديوان الكلية  او الدائرة ويتم اعتماده اليا لدى الجهة الطالبة وبعدها يعتمد اليا لدى دائرة اللوازم في حال استكماله للشروط المطلوبة من تقرير فني من الصيانة او الحاسوب ومن ثم يتم طباعته ورقيا لدى دائرة اللوازم.
- تقوم شعبة المستودعات باجراءاتها في حال توفر المواد بصرفها للجهة الطالبة ويتم إرفاق نموذج (يسمى مستند الاخراج) يتم اعتماده اليا بحيث تعكس هذه المواد على عهدته ان كانت المواد اجهزة او اثاث بينما يثبت على نفس المستند مستهلك ان كانت المواد مستهلكة مثل الورق والاقلام والمستهلكات المخبرية وغيرها  .
- في حال عدم توفر المواد تقوم شعبة المشتريات بالإجراءات الخاصة بالشراء حسب الانظمة والقوانين المعتمدة في الجامعة ليتم بعد ذلك ارسالها للجهة الطالبة مرفق معها ضبط استلام بالمواد للتوقيع عليه كجهة مستلمة ومن ثم اخراجها عليه على مستند اخراج كصرف من المستودعات ويشترط عدم استخدام المواد الموردة قبل الاستلام النهائي من قبل شعبة المتابعة والتسلم ولجان الاستلام .
- في حال الحاجة لشراء مواد يجب مراعاة التعاميم الخاصة بالشراء الصادرة عن الاستاذ الدكتور رئيس الجامعة بعدم تجزئة المواد خلال العام وإعلام دائرة اللوازم باحتياجاتها في بداية العام ولغاية شهر نيسان  من كل عام لتقوم الدائرة باجراءاتها وفق القوانين والانظمة المعمول بها  بالجامعة على ان يتضمن طلب اللوازم الوصف الدقيق للوازم المطلوب شراؤها من حيث المواصفات والكميات والقيمة التقديرية للمواد المطلوبة وتقارير الصيانة اللازمة .