المهام والواجبات الخاصة بديوان المكتب

 

 

• فتح وتصنيف الملفات الخاصة بالعمل وترميزها وفق القواعد المستخدمة في الجامعة.
• عرض البريد اليومي على المدير لإتخاذ الإجراءات المناسبة، بعد فرزه وتوزيعه حسب الإختصاص.
• الإشراف على أعمال الديوان بشكل عام، وتوزيع العمل على موظفي الديوان ومتابعة إنجازه.
• متابعة وتنفيذ إستلام وتسليم البريد مع مختلف الجهات في الجامعة ومعالجة البريد بنوعيه الوارد والصادر.
• إعداد المراسلات والردود الرسمية ومتابعتها.
• العمل على تطبيق الأنظمة والتعليمات النافذة.
• الإشراف والتدقيق على سجل الدوام وعرضه عى المدير يومياً.
• ترصيد وتدقيق المغادرات والإجازات الخاصة بموظفي المكتب يومياً.
• إستقبال المراجعين والرد على إستفساراتهم.
• طلب حاجة المكتب من القرطاسية ومراقبة صرفها والتأكد من استخدامها بشكل أمثل.
• متابعة أعمال الصيانة والنظافة المختلفة في المكتب.
• متابعة الحصول على الردود الرسمية من الجهات ذات العلاقة
• إعداد الكتب والمعاملات الرسمية وتدقيقها قبل اعتمادها للتوقيع.
• إنشاء الملفات الوظيفية والشخصية لجميع العاملين في المكتب، والإحتفاظ بجميع الوثائق والمعاملات الشخصية فيها.
• القيام بأعمال الحفظ للمعاملات والإشراف عليها ضمن نظام الأرشفة الخاص بالديوان.
• أية مهام اخرى تطلب في حينه.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

المهام والواجبات الخاصة بسكرتاريا مكتب العطاءات المركزية

 

 

 

 

• تنسيق وتنظيم عمل مدير مكتب العطاءات المركزية، وإستقبال المكالمات الهاتفية وتأمين إتصالاته وتدوين الملاحظات وعرضها عليه.
• القيام بجميع أعمال الطباعة المطلوبة بما فيها جدول أعمال لجنة العطاءات المركزية ودعوة اجتماع اللجنة ومحضر الجلسة.
• حفظ ما يلي في ملفات أعضاء اللجنة:
  • وثائق المواضيع المدرجة على جدول الأعمال.
  • جدول الأعمال.
  • محضر الجلسة.
• توقيع محضر الجلسة من أعضاء لجنة العطاءات المركزية.
• حفظ المحضر بعد توقيعه في ملف المحاضر السنوية.
• تنفيذ طباعة القرارات التي ترد في المحضر.
• دعوة أعضاء اللجنة للاجتماع.
• تنظيم مكتب المدير والمحافظة على موجوداته، والإشراف التام على قاعة الاجتماعات وتحضيرها عند الاجتماع.
• أي مهام أخرى تطلب في حينه.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

 

 

المهام والواجبات الخاصة بمساعد المدير

 

 

 

• ما يكلف به من قبل المدير.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

المهام والواجبات الخاصة بشعبة الإحالات

 

• التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وعلى صيغة الإعلان، وذلك بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة.
• تنفيذ وضع المواصفات للعطاءات المختلفة وملحقاتها على موقع الجامعة الإلكتروني بالتنسيق مع مركز تكنولوجيا المعلومات.
• متابعة الإعلانات الخاصة بالعطاءات المركزية.
• متابعة اللجان الفنية والتنسيق معهم لإعداد تقارير الدراسات الفنية، والتنسيق مع مراقب ديوان المحاسبة لهذا الغرض.
• الإطلاع على الدراسات الفنية قبل عرضها على لجنة العطاءات المركزية للتأكد من مراعاتها للشروط المطلوبة والتنسيب بعرضها اذا كانت مستوفية للشروط.
• إعداد قرارات الإحالة للعطاءات المختلفة، وفقاً لتقارير اللجان الفنية، وعرض المتعهدين.
• اعداد كتب التبليغ للشركات التي عليها إحالات.
• إعداد الملفات وكتب التغطية ومرفقاتها للعطاءات التي تتطلب مصادقة مجلس الأمناء ومجلس العمداء أو الرئيس بحسب الجهة المرجعية للمصادقة بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة.
• الإشراف على إستلام وتسليم العينات المختلفة للعطاءات المركزية المختلفة وضبط تسلمها.
• الاحتفاظ بسجل خاص بالعطاءات يتضمن رقم العطاء ورقم قرار الإحالة واسم العطاء وقيمته والجهة الطالبة.
• متابعة العطاءات الممولة من قروض البنك الدولي والأجندة الوطنية ومشاريع التحول الاقتصادي.
• تدقيق بيانات البريد الإلكتروني الخاص بمكتب العطاءات المركزية حسب الأصول وتحديثها أول بأول.
• أية مهام اخرى تطلب في حينه.
   
   
   
   
   
   
   
   

 

المهام والواجبات الخاصة بشعبة التدقيق والمتابعة

 

 

• التدقيق على العطاءات السابقة التي لم تغلق ملفاتها ومتابعتها.
• التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وصيغة الإعلان، بالتنسيق مع شعبة الإحالات.
• التدقيق على محاضر الجلسات وتنفيذها.
• التدقيق على الاتفاقيات والعقود التي تتم من خلال مكتب العطاءات ومتابعتها وتبليغ مدير مكتب العطاءات المركزية بمواعيد انتهائها ضمن المدة المحددة وخطياً.
• الإطلاع على كفالات الدخول وتدقيقها.
• التدقيق على الاعلانات المتعلقة بالعطاءات.
• التدقيق على رخص المهن وشهادات تسجيل الشركات التي تشتري دعوات العطاءات
• التدقيق على نماذج فتح العروض.
• التدقيق على قرارات الإحالة.
• متابعة شعبة الكفالات بخصوص تبليغ الشركات بالإحالة وتوقيعها على قرار الإحالة والاتفاقيات المتعلقة بالعطاءات المحالة.
• متابعة شعبة الإحالات بخصوص القرارات التي تحتاج للمصادقة إما من أ.د رئيس الجامعة، مجلس العمداء أو مجلس الأمناء.
• إعداد التقارير التي تطلب من المكتب.
• أية مهام أخرى تطلب في حينه.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

 

المهام والواجبات الخاصة بشعبة الكفالات

 

 

• اتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة ببيع نسخ دعوة العطاءات وملحقاتها من شروط ومواصفات خاصة.
• التأكد من استكمال كافة الشروط الخاصة ببيع النسخ واستيفاء الرسوم المترتبة عليها.
• إعداد سجل خاص بأسماء المتعهدين وكافة المعلومات الخاصة بكل عطاء والتأكد من إيصالات المقبوضات (القيمة + رقم العطاء).
• التأكد من تسليم المتعهد وثائق العطاء (الشروط العامة + المواصفات الفنية + الشروط الخاصة).
• إعداد كشف باستلام مظاريف عروض دعوة العطاء ومطابقته مع العروض المقدمة في الصندوق.
• التأكد من إيداع المتعهدين لعروضهم في الصندوق المخصص لذلك.
• إعداد كشف فتح مظاريف العروض لكل عطاء وعدم خلط العروض للعطاءات المختلفة.
• فتح المظاريف خلال اجتماع لجنة العطاءات المركزية وتوقيع العروض من أعضاء اللجنة وختمها بخاتم العطاءات.
• تسليم المتعهد نسخة من كتاب التبليغ وقرار الإحالة مقابل التوقيع على الاستلام.
• التأكد من استلام كفالة حسن التنفيذ من قبل المتعهد وتسليمه كفالة الدخول مقابل التوقيع على الاستلام.
• استقبال المتعهدين المبلغين بالإحالة مقابل التوقيع والتأكد من كافة الإجراءات المتعلقة بذلك.
• إعداد كافة الإجراءات المتعلقة بإرسال القرارات الموقعة وكتب التبليغ والكفالات بموجب النماذج المعدة لذلك.
• متابعة الشركات التي لم تتبلغ وذلك خلال خمسة عشر يوماً وإبلاغ المدير عنها خطياً بعد مضي الفترة القانونية.
• تسجيل الضمانات المالية (كفالات، شيكات) في الكشف المخصص لذلك لإدراجها في السجل الخاص بالضمانات المالية.
• حفظ عروض العطاءات المختلفة الأصلية في الأماكن المخصصة لذلك (Box-File).
• أية مهام أخرى تطلب في حينه.