+962 5 3903333
الاتصال بنا
دليل الهاتف
التقويم الجامعي
English
اتصل بنا
خدمات
خطوات سير العملية الشرائية
دليل الاجراءات
عن المكتب
كلمة المدير
الرؤيا
الرسالة
الاهداف والتطلعات
الادارة
الاداريون
الهيكل التنظيمي
مهام و واجبات الشعب
الرئيسية
المهام والواجبات الخاصة ب
ديوان المكتب
فتح وتصنيف الملفات الخاصة بالعمل وترميزها وفق القواعد المستخدمة في الجامعة.
عرض البريد اليومي على المدير لإتخاذ الإجراءات المناسبة، بعد فرزه وتوزيعه حسب الإختصاص.
الإشراف على أعمال الديوان بشكل عام، وتوزيع العمل على موظفي الديوان ومتابعة إنجازه.
متابعة وتنفيذ إستلام وتسليم البريد مع مختلف الجهات في الجامعة ومعالجة البريد بنوعيه الوارد والصادر.
إعداد المراسلات والردود الرسمية ومتابعتها.
العمل على تطبيق الأنظمة والتعليمات النافذة.
الإشراف والتدقيق على سجل الدوام وعرضه عى المدير يومياً.
ترصيد وتدقيق المغادرات والإجازات الخاصة بموظفي المكتب يومياً.
إستقبال المراجعين والرد على إستفساراتهم.
طلب حاجة المكتب من القرطاسية ومراقبة صرفها والتأكد من استخدامها بشكل أمثل.
متابعة أعمال الصيانة والنظافة المختلفة في المكتب.
متابعة الحصول على الردود الرسمية من الجهات ذات العلاقة
إعداد الكتب والمعاملات الرسمية وتدقيقها قبل اعتمادها للتوقيع.
إنشاء الملفات الوظيفية والشخصية لجميع العاملين في المكتب، والإحتفاظ بجميع الوثائق والمعاملات الشخصية فيها.
القيام بأعمال الحفظ للمعاملات والإشراف عليها ضمن نظام الأرشفة الخاص بالديوان.
أية مهام اخرى تطلب في حينه.
المهام والواجبات الخاصة بسكرتاريا مكتب العطاءات المركزية
تنسيق وتنظيم عمل مدير مكتب العطاءات المركزية، وإستقبال المكالمات الهاتفية وتأمين إتصالاته وتدوين الملاحظات وعرضها عليه.
القيام بجميع أعمال الطباعة المطلوبة بما فيها جدول أعمال لجنة العطاءات المركزية ودعوة اجتماع اللجنة ومحضر الجلسة.
حفظ ما يلي في ملفات أعضاء اللجنة:
وثائق المواضيع المدرجة على جدول الأعمال.
جدول الأعمال.
محضر الجلسة.
توقيع محضر الجلسة من أعضاء لجنة العطاءات المركزية.
حفظ المحضر بعد توقيعه في ملف المحاضر السنوية.
تنفيذ طباعة القرارات التي ترد في المحضر.
دعوة أعضاء اللجنة للاجتماع.
تنظيم مكتب المدير والمحافظة على موجوداته، والإشراف التام على قاعة الاجتماعات وتحضيرها عند الاجتماع.
أي مهام أخرى تطلب في حينه.
المهام والواجبات الخاصة بمساعد المدير
ما يكلف به من قبل المدير.
المهام والواجبات الخاصة بشعبة الإحالات
التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وعلى صيغة الإعلان، وذلك بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة.
تنفيذ وضع المواصفات للعطاءات المختلفة وملحقاتها على موقع الجامعة الإلكتروني بالتنسيق مع مركز تكنولوجيا المعلومات.
متابعة الإعلانات الخاصة بالعطاءات المركزية.
متابعة اللجان الفنية والتنسيق معهم لإعداد تقارير الدراسات الفنية، والتنسيق مع مراقب ديوان المحاسبة لهذا الغرض.
الإطلاع على الدراسات الفنية قبل عرضها على لجنة العطاءات المركزية للتأكد من مراعاتها للشروط المطلوبة والتنسيب بعرضها اذا كانت مستوفية للشروط.
إعداد قرارات الإحالة للعطاءات المختلفة، وفقاً لتقارير اللجان الفنية، وعرض المتعهدين.
اعداد كتب التبليغ للشركات التي عليها إحالات.
إعداد الملفات وكتب التغطية ومرفقاتها للعطاءات التي تتطلب مصادقة مجلس الأمناء ومجلس العمداء أو الرئيس بحسب الجهة المرجعية للمصادقة بالتنسيق مع شعبة التدقيق والمتابعة.
الإشراف على إستلام وتسليم العينات المختلفة للعطاءات المركزية المختلفة وضبط تسلمها.
الاحتفاظ بسجل خاص بالعطاءات يتضمن رقم العطاء ورقم قرار الإحالة واسم العطاء وقيمته والجهة الطالبة.
متابعة العطاءات الممولة من قروض البنك الدولي والأجندة الوطنية ومشاريع التحول الاقتصادي.
تدقيق بيانات البريد الإلكتروني الخاص بمكتب العطاءات المركزية حسب الأصول وتحديثها أول بأول.
أية مهام اخرى تطلب في حينه.
المهام والواجبات الخاصة بشعبة التدقيق والمتابعة
التدقيق على العطاءات السابقة التي لم تغلق ملفاتها ومتابعتها.
التدقيق على المواصفات والشروط قبل بيعها للشركات، وصيغة الإعلان، بالتنسيق مع شعبة الإحالات.
التدقيق على محاضر الجلسات وتنفيذها.
التدقيق على الاتفاقيات والعقود التي تتم من خلال مكتب العطاءات ومتابعتها وتبليغ مدير مكتب العطاءات المركزية بمواعيد انتهائها ضمن المدة المحددة وخطياً.
الإطلاع على كفالات الدخول وتدقيقها.
التدقيق على الاعلانات المتعلقة بالعطاءات.
التدقيق على رخص المهن وشهادات تسجيل الشركات التي تشتري دعوات العطاءات
التدقيق على نماذج فتح العروض.
التدقيق على قرارات الإحالة.
متابعة شعبة الكفالات بخصوص تبليغ الشركات بالإحالة وتوقيعها على قرار الإحالة والاتفاقيات المتعلقة بالعطاءات المحالة.
متابعة شعبة الإحالات بخصوص القرارات التي تحتاج للمصادقة إما من أ.د رئيس الجامعة، مجلس العمداء أو مجلس الأمناء.
إعداد التقارير التي تطلب من المكتب.
أية مهام أخرى تطلب في حينه.
المهام والواجبات الخاصة بشعبة الكفالات
اتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة ببيع نسخ دعوة العطاءات وملحقاتها من شروط ومواصفات خاصة.
التأكد من استكمال كافة الشروط الخاصة ببيع النسخ واستيفاء الرسوم المترتبة عليها.
إعداد سجل خاص بأسماء المتعهدين وكافة المعلومات الخاصة بكل عطاء والتأكد من إيصالات المقبوضات (القيمة + رقم العطاء).
التأكد من تسليم المتعهد وثائق العطاء (الشروط العامة + المواصفات الفنية + الشروط الخاصة).
إعداد كشف باستلام مظاريف عروض دعوة العطاء ومطابقته مع العروض المقدمة في الصندوق.
التأكد من إيداع المتعهدين لعروضهم في الصندوق المخصص لذلك.
إعداد كشف فتح مظاريف العروض لكل عطاء وعدم خلط العروض للعطاءات المختلفة.
فتح المظاريف خلال اجتماع لجنة العطاءات المركزية وتوقيع العروض من أعضاء اللجنة وختمها بخاتم العطاءات.
تسليم المتعهد نسخة من كتاب التبليغ وقرار الإحالة مقابل التوقيع على الاستلام.
التأكد من استلام كفالة حسن التنفيذ من قبل المتعهد وتسليمه كفالة الدخول مقابل التوقيع على الاستلام.
استقبال المتعهدين المبلغين بالإحالة مقابل التوقيع والتأكد من كافة الإجراءات المتعلقة بذلك.
إعداد كافة الإجراءات المتعلقة بإرسال القرارات الموقعة وكتب التبليغ والكفالات بموجب النماذج المعدة لذلك.
متابعة الشركات التي لم تتبلغ وذلك خلال خمسة عشر يوماً وإبلاغ المدير عنها خطياً بعد مضي الفترة القانونية.
تسجيل الضمانات المالية (كفالات، شيكات) في الكشف المخصص لذلك لإدراجها في السجل الخاص بالضمانات المالية.
حفظ عروض العطاءات المختلفة الأصلية في الأماكن المخصصة لذلك (
Box-File
).
أية مهام أخرى تطلب في حينه.