الجامعة الهاشمية    مركز الأخبار      
الهيكل التنظيمي
 

 

يتكون الهيكل التنظيمي للدائرة من التقسيمات الإدارية التالية

        -        مديـر الدائــرة

-        مساعـد المديـر

-        الديـــــوان     

-        شعبة شؤون أعضاء هيئة التـدريس          

-        شعبة شؤون الموظفين والمستخدمين

-        شعبــة التخطيــط والتطويــر

-        شعبـة السجـلات والأرشيـــف

-        شعبة الإيفاد

 

 **الديــوان:

يعتبر الديوان الركيزة الأساسية لعمل دائرة الموارد البشرية حيث يعد همزة الوصل بين الدائرة من جهة وبين الكليات والمعاهد والوحدات الإدارية الأخرى في الجامعة من جهة أخرى وتتلخص مهام وإنجازات الديوان بما يلي:-

 

1.         استلام البريد الوارد إلى الدائرة من مختلف الجهات في الجامعة ومن خارج الجامعة.

2.         تسجيل البريد الوارد عن طريق نظام الديوان وعرضه بعد ذلك على مدير الدائرة.

3.         فرز البريد وتوزيعه على الجهات ذات الاختصاص ومتابعة المعاملات التي بحاجة إلى الرد.

4.         تدقيق المعاملات الصادرة عن الدائرة وتسجيلها ومتابعتها.

5.         صياغة وإعداد بعض الكتب العامة ومتابعتها.

6.         إعداد التقرير السنوي الخاص بالدائرة.

7.         متابعة السجل اليومي لدوام الموظفين في الدائرة وضبط المغادرات والإجازات.

8.         الإشراف على أعمال الطباعة والتصوير والصيانة والنظافة في المبنى.

9.         تحديد وطلب إحتياجات الدائرة من قرطاسية والوازم المختلفة والصيانة والأثاث.  ت

 

**شعبة شؤون أعضاء هيئة التدريس

وتضطلع بالمهام والواجبات التالية، مراعية بذلك القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات النافذة في الجامعة الهاشمية.

 

1. إعداد خطة الجامعة السنوية لتعين أعضاء هيئة التدريس بالتعاون مع الكليات والعمادات.

2. إعداد الإعلانات عن حاجة الجامعة إلى تعيين أعضاء هيئة تدريس ونشرها في الصحف المحلية،    واستقبال طلبات التعيين وتدقيقها وإستكمال إجراءاتها بالتعاون مع  الجهات المعنية في الجامعة.

3. تدقيق الشهادات والبيانات والمعلومات والوثائق المقدمة لغايات التعيين وما يتبع ذلك من قرارات تحديد الرواتب وتجديد العقود والزيادات السنوية المستحقة والإجازات بمختلف أنواعها والإعارة والإنتداب.

4. تنفيذ القرارات الصادرة عن مجلس العمداء والمتعلقة بالنقل أو الترقية أو التثبيت أو الاستقالة أو أية قرارات أخرى تتعلق بأعضاء هيئة التدريس.

5.  إعداد الإحصائيات المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس والمحاضرين المتفرغين ومساعدي البحث والتدريس.

6.  إعداد المراسلات اللازمة لتعين أعضاء هيئة التدريس في المناصب الإدارية ومشاركتهم في المؤتمرات العلمية أو الندوات أو الدورات وغيرها من القرارات اللازمة لتسيير شؤون وأعمال أعضاء هيئة التدريس.

7.  تكليف المحاضرين غير المتفرغين وتدقيق وثائقهم وشهاداتهم وإصدار قرارات الأعباء الإضافية لأعضاء هيئة التدريس ومتابعة التعديلات التي تجري على معلومات أعضاء هيئة التدريس المدخلة على نظام الحاسوب.

8. مراقبة تطبيق العمادات والكليات لأنظمة وتعليمات الجامعة فيما يتعلق بشؤون أعضاء هيئة التدريس فيها.

9.  إعداد قرارات التشكيلات الأكاديمية للكليات في الجامعة0

10. إدخال البيانات والمعلومات على نظام الدائرة المحوسب وعكس أي إجراءات وظيفية على هذه البيانات.

11. تقديم التسهيلات اللازمة لأعضاء هيئة التدريس غير الأردنيين لدى الجهات الرسمية في المملكة.

12.استكمال إجراءات براءة الذمة للمستقيلين في الجامعة.

 

**شعبة شؤون الموظفين والمستخدمين

 

تعتبر الشعبة من التقسيمات التنظيمية للدائرة والتي تهدف إلى رفد الجامعة بالكوادر البشرية الإدارية المؤهلة وذات الاختصاص وضمن الشروط التي تخدم تطلعات وأهداف الجامعة، وكذلك متابعة أمورهم الوظيفية المختلفة تحت مظلة الأنظمة والتعليمات النافذة و المعمول بها بما يحفظ حقوق الجامعة والعاملين فيها.

وتتلخص مهام وإنجازات هذه الشعبة بما يلي:-

 

1.السير بإجراءات تعيين الموظفين والمستخدمين الجدد حسب احتياجات الكليات والوحدات الإدارية في الجامعة.

2.إصدار جدول تشكيلات الوظائف في بداية كل عام بما يتوائم مع الواقع الفعلي للوظائف والشواغر واستحداث الوظائف بما يتناسب مع احتياجات الجامعة المستقبلية.

3.متابعة الإجراءات المتعلقة بالعاملين مثل الزيادات السنوية وتجديد العقود وترفيع الموظفين وتحويلهم من العقد السنوي إلى الدرجة المصنفة أو الراتب الشهري المقطوع وتثبيتهم بالخدمة الدائمة وحوسبتها.

4.تنظيم أعمال لجنة شؤون الموظفين وتجهيز جداول أعمالها ومحاضرها وإصدار قراراتها.

5.إعداد مختلف قرارات الإدارية وكتب إثبات الواقع الوظيفي والخبرات المكتسبة وتصاريح السفر وصرف العلاوات والمكافآت وقرارات العمل الإضافي وعمل الإحصائيات وتنفيذ قرارات النقل وقبول الاستقالات حسب الأصول.

6.إعداد الإعلانات للنشر في الصحف المحلية للوظائف حسب الاحتياجات الفعلية وحدود الشواغر المتاحة واستلام الطلبات المقدمة والسير في إجراءات التعيين.

7.استكمال إجراءات براءة الذمة للمستقيلين من الجامعة.

8.إدخال البيانات والمعلومات على نظام الدائرة المحوسب وعكس أي إجراءات وظيفية على هذه البيانات.

9.مراقبة تطبيق الوحدات والدوائر الإدارية لأنظمة وتعلميات الجامعة فيما يتعلق   بشؤون العاملين لديهم.

 

**شعبة التخطيط والتطوير

 

تم إستحداث هذه الشعبة تنفيذ للخطة الإستراتيجية لدائرة الموارد البشرية والتي تهدف إلى تطوير آليات العمل الملائمة التي تساعد على تبسيط الإجراءات الإدارية في الجامعة.

ويمكن تلخيص أهم أهداف شعبة التخطيط والتطوير بما يلي:-

 

1.تعزيز كادر الدائرة بالعناصر المؤهلة والمدربة لأداء مهامهم بكفاية وفاعلية للتعاطي مع عبء العمل المتزايد الناجم عن إزدياد عدد العاملين وأعضاء الهيئة التدريسية في الجامعة.

2.إنجاز خطة الوصف الوظيفي للوظائف الإدارية والفنية في الجامعة.

3.تفعيل الدورات التي تتطلبها طبيعة العمل في الدائرة لرفع قدرات الموظفين وإتباع أحدث الأساليب الإدارية.

4.إعداد الإحصائيات المطلوبة وتزويد الجهات الطالبة بها.

5.العمل على تطوير ومتابعة صفحة الدائرة على الموقع الإلكتروني للجامعة.

6.متابعة جميع شاشات الحاسوب في الدائرة والعمل على حل المشاكل المتعلقة بالبرامج الحاسوبية المستخدمة من خلال التنسيق مع شعب الدائرة المختلفة.

7.مواكبة التطور في مجال أرشفة الوثائق والمعلومات للحصول عليها في أقصر وقت ممكن وبجهد اقل من خلال نظام الأرشفة الإلكتروني، للإرتقاء بمستوى الجامعة إلى الأفضل.

8.إعداد إعلانات الوظائف للنشر على الموقع الإلكتروني الخاص بدائرة الموارد البشرية.

9.وضع الخطط والتصورات الملائمة لإعداد الهياكل التنظيمية للجامعة والتي تشمل الكليات الأكاديمية  والوحدات الإدارية.

 

**شعبة السجلات والأرشيف

 

تعتبر شعبة السجلات والأرشيف في دائرة الموارد البشرية الوعاء الأساسي في حفظ الشهادات والوثائق والقرارات والمصدر الأساسي في تزويد أي جهة داخلية أو  خارجية بجميع المعلومات الخاصة بالعاملين في الجامعة الهاشمية من أعضاء الهيئتين التدريسية أو الإدارية حيث أن المهام الرئيسية لهذه الشعبة تكمن بما يلي:-

1.         إنشاء ملف خاص لكل موظف أو عضو هيئة تدريس في الجامعة يتضمن حفظ جميع الشهادات والوثائق والقرارات والمعاملات الرسمية الخاصة به منذ بداية تعيينه في الجامعة وحتى نهاية عمله فيها.

2.         ترقيم الملفات الخاصة بالعاملين من أعضاء هيئة التدريس و الإداريين وأرشفتها بشكل دائم للحفاظ عليها من التلف والضياع بحيث يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

3.         المحافظة على سرية الملفات والمعلومات والوثائق والمعاملات فيها.

4.         مراقبة أرصدة الإجازات السنوية والمرضية ومختلف أنواع الإجازات للعاملين في الجامعة وتدقيقها وترصيد الإجازات السنوية والمرضية والأمومة وبدل المغادرات والإجازات دون راتب التي ترد إلى دائرة الموارد البشرية والتنسيق مع اللجان الطبية بهذا الشأن.

 

**شعبة الإيفــاد

واستكمالاً لرؤية الجامعة في توفير الكوادر الأكاديمية المؤهلة ضمن أعلى المستويات لبرامج الدراسات العليا في الجامعات المرموقة، فإن شعبة الإيفاد ومن هذا المنطلق تسعى إلى بلورة هذه الرؤية إلى حقيقة ملموسة وذلك لكونها نقطة ارتكاز فاعلة تهتم بالموفدين من النواحي الإدارية ، وتسعى إلى إيجاد أفضل الطرق وأنجعها في تطوير مخرجاتها الحاسوبية التي تتلاءم مع طموح الدائرة خدمة لأهداف الجامعة، ومن أهم واجبات الشعبة:-

1.         تنفيذ ومتابعة إجراءات المرشح للإيفاد.

2.         إصدار قرارات الإيفاد بناءًا على توصية من لجنة التعيين والترقية.

3.         تقديم كتب الدعم المالي للموفدين المرشحين للإيفاد بما فيها إجراءات الكفالات والرهن العقاري.

4.         إصدار مختلف القرارات المتعلقة بالموفدين في مجال:( تجديد الإيفاد، تمديد الإيفاد، تأجيل الالتزام، إنهاء الإيفاد، إلغاء الإيفاد بالتعاون مع الكليات المعنية وسير الدراسة).

5.         إعداد الإحصائيات المطلوبة وتزويد الجهات الطالبة بها.

6.         متابعة وإدخال المعلومات المتعلقة بالموفدين وكفلاءهم وأوضاعهم على نظام الحاسوب.

7.         مراسلة الموفدين وإبلاغهم بالقرارات المتعلقة بهم.